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Articles et entrevues

ENTREVUE EXPRESS
Cinq minutes avec Marie-Claude Perrault : comment allier vitalité, dynamisme et innovation dans vos réunions d'affaires?

 

Est-il nécessaire de posséder des habiletés particulières pour animer une réunion efficacement?
Oui, animer une réunion est un art et demande de développer des habiletés particulières. Tout d’abord, l’animateur doit s’assurer que les propos énoncés par les participants sont compréhensibles pour les autres. Afin de maximiser la discussion entre les participants, il peut reprendre certaines idées pour les reformuler. Il doit aussi effectuer des liens entre les différentes interventions pour offrir une vision plus large des échanges et favoriser une discussion constructive. Par exemple, il peut être appelé à réfréner les plus bavards ou solliciter les plus silencieux afin d’assurer un certain équilibre tout au long de la réunion. Finalement, l’animateur doit veiller à nourrir un climat qui facilitera les échanges afin que les idées ne s’empilent pas sans que les autres écoutent. Dans la formation « L’art de dynamiser une réunion », les participants seront amenés à développer plusieurs habiletés leur permettant d’améliorer leur écoute, principale habileté à mettre de l’avant.

Une réunion d’affaires peut-elle être aussi dynamique sans l'utilisation d'un support visuel pour appuyer nos propos?
Tout dépend du type de réunion et de notre intention. En quoi consiste la participation de chacun? Avec quoi voulons-nous que les participants repartent? Et, comme son nom le dit, le support visuel est un appui qui vient en renfort. Mal utilisé, il peut considérablement nuire à la réunion et agir comme un obstacle séparant l'animateur du groupe. Toutefois, un support visuel bien utilisé peut dynamiser la rencontre et faciliter la participation aux réunions. C’est donc primordial de bien réfléchir aux stratégies à mettre de l’avant dans la conduite de notre réunion. La préparation de la réunion est l'un des sujets que nous aborderons au cours de cette formation, tout comme la gestion des participants difficiles, les stratégies d’animation favorisant l’innovation et plus encore.

Comment susciter et maintenir l'attention des participants au cours d'une réunion professionnelle?
L'animateur de réunion doit être à l’écoute de son groupe. Une écoute active est essentielle, on ne le répètera jamais assez. La formatrice donnera des exemples de ce qu'il faut faire et ne pas faire en réunion. Notamment, l'animateur doit bien connaître les besoins et champs d'intérêt des participants de façon à s'assurer de bien adapter ses interventions. Marie-Claude Perrault précise : « Je vous amène à vous demander : “Quel est l'intérêt de cette réunion? Pourquoi est-il important pour vos participants d’y être? Qu’attendez-vous d’eux?’’ L'important est de stimuler les participants pour éviter qu'ils repartent avec l'impression d'avoir perdu leur temps. Au cours de la formation, nous allons découvrir plusieurs stratégies qui permettront aux animateurs de mieux s'adapter à leur groupe. »

Comment l'aspect « créativité » peut-il stimuler les participants à une réunion?
Être créatif, ce n’est pas être original. Faire preuve de créativité signifie plutôt de chercher à innover, à voir et à aborder les choses différemment. « Un jour, Einstein a dit une phrase que j'aime beaucoup : ‘’On ne résout pas un problème avec les modes de pensée qui l’ont engendré.’’ Pour arriver à voir les choses différemment, il faut parfois les faire autrement », ajoute la formatrice. Ainsi, par la créativité, nous pouvons améliorer la contribution des participants. La créativité est souvent associée à tort au brainstorming ou séance de remue-méninges qui constitue une technique de créativité classique, mais pas toujours optimale lorsque nous souhaitons être innovateur. Au cours de la formation et à travers des exercices pratiques, Mme Perrault amène les participants à changer leur perspective par rapport à des situations vécues dans leur milieu de travail. Ils repartiront avec des trucs et astuces leur permettant de changer concrètement leur vision du déroulement d'une réunion.

Perrault Marie-ClaudeMme Perrault, vous donnez des formations en communication depuis plus de dix ans. En quoi votre formation sur l’animation de réunions diffère-t-elle de toutes les autres sur le marché?
La formation « L'art de dynamiser vos réunions » mise sur l'entraînement. « J'amène les participants à ‘’construire’’ sur l’expérience du groupe, explique Mme Perrault. Ma formation est très concrète et s'adapte aux besoins des participants. » La formatrice cherche toujours à être cohérente avec ce qu’elle enseigne. Elle donne des conseils à partir d'exemples de situations vécues dans le groupe. « Je prône l'aspect ‘ici et maintenant’. Dans un groupe, il y a souvent au moins une personne plus active, une plus en retrait ou encore, une plus critique. Il faut savoir travailler avec tous les besoins et c’est en suscitant cette diversité que l’on peut améliorer la qualité de nos réunions. J’aime donc démontrer en temps réel la façon de s'y prendre pour gérer les situations qui peuvent être difficiles afin de conserver la dynamique du groupe », précise Marie-Claude Perrault. 

La formation « L’art de dynamiser vos réunions » s'adresse aux gestionnaires, aux adjoints, aux chefs d’équipe, aux professionnels de tous les domaines, aux enseignants, aux étudiants, bref, à toute personne susceptible de devoir animer une réunion. À la fin de la journée, vous serez en mesure d’intégrer les acquis dans votre pratique professionnelle quotidienne. Vos réunions seront empreintes de vitalité, d'innovation et de dynamisme.

Marie-Claude Perrault est titulaire d’une maîtrise en communication de l’UQAM avec mention d’honneur. Elle a reçu plusieurs distinctions, dont la Bourse d’études supérieures du Canada du Conseil de recherche en sciences humaines (2008) et la Bourse du Fonds québécois de la recherche sur la Société et Culture (2008). Elle est chargée de cours à l’UQAM au Département de communication sociale et publique et à l’École Polytechnique de Montréal. Madame Perrault est consultante, formatrice et conférencière au sein de grandes entreprises et organisations gouvernementales. Ses formations portent sur l’innovation, le travail en équipe, la communication et la gestion de conflits. 

La Formation continue de l’UQAM privilégie les petits groupes de participants afin que chacun puisse interagir et tirer le maximum de cette journée de formation.


Par Annie Desharnais, agente d’information, Service de la formation universitaire en région de l’UQAM

 

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