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Articles et entrevues

ENTREVUE EXPRESS
Cinq minutes avec Sophie Boulay : comment organiser les communications au sein d'une municipalité?

Madame Boulay, à qui s’adresse votre formation?
La formation « Les communications au sein d’une municipalité : comprendre, organiser et déployer les modes de diffusion » s’adresse aux gens qui travaillent au sein des petites et moyennes municipalités. Souvent, aucune ressource spécialisée en communication ne fait partie de l’équipe. Or, les employés doivent tout de même communiquer avec les citoyens, les médias, les membres de leur environnement et leurs collègues à l’interne. Ainsi, plusieurs personnes doivent faire des communications sans pour autant avoir suivi de formation dans le domaine. « C’est ici que j’interviens en offrant à ces gens des notions de base, des outils et une méthode pour faciliter leur travail », affirme la formatrice. La formation intéressera toute personne qui se retrouve en situation de communication ou qui est dans l’obligation de prendre des décisions liées aux communications : chef des travaux publics, directeur général, adjoint, élu ou greffier, pour ne nommer que ceux-ci.

Quels sont les défis que pose la communication municipale?
« Le défi communicationnel de toutes les municipalités réside dans la quantité et la variété de situations de communication qu’elles doivent gérer. Par exemple, les citoyens devront être informés des services qu’on leur offre (loisirs) et des travaux publics par une promotion adaptée. Il faut aussi gérer les communications liées aux réunions du conseil municipal (publication d’avis), lors desquelles il faudra solliciter la présence des journalistes et répondre à leurs questions puisqu’on annoncera certainement un investissement important », explique la formatrice. En s’assurant de bien communiquer avec les employés et d’être à leur écoute, on prévient les dérapages. La communication municipale ne s’arrête pas là, car les intéressés doivent aussi rester en contact avec les autres paliers de gouvernement. Au final, les communications de la municipalité sont gérées par plusieurs personnes et c’est souvent difficile d’assurer uniformité et cohérence.

En quoi cette formation permettra-t-elle d’aider les employés à relever les défis quotidiens liés aux communications dans une municipalité?
Les petites municipalités doivent conjuguer avec le manque de temps, le manque de ressources financières et le manque d’outils pour réaliser des communications efficaces. Ainsi, les personnes à qui incombent les communications sont souvent « réactives » face à un évènement ou un problème. « Au cours de la formation, j’amènerai les participants à préparer un canevas annuel, une boîte à outils et une liste de ressources adaptées à leurs besoins spécifiques », précise Mme Boulay. La formation dresse un portrait complet des communications qui devraient être effectuées au sein des municipalités, de manière à ce qu’elles puissent être planifiées, structurées et intégrées. « Cela devrait donc limiter les mauvaises surprises et les urgences », ajoute-t-elle.

Boulay SophieMme Boulay, vous avez effectué une présentation sur les relations publiques et le journalisme à l’ère socionumérique au récent congrès de l’ACFAS (Association francophone pour le savoir). Qu’est-ce que les municipalités pourront retirer de ces nouvelles façons de communiquer?
« Les relationnistes sont toutes les personnes qui entrent en contact avec les journalistes pour diffuser un message. Ainsi, plusieurs personnes au sein des municipalités sont des relationnistes, sans en avoir le titre. Nous nous assurerons que les personnes inscrites comprennent les attentes et les exigences des journalistes, ainsi que les contingences technologiques et structurelles qui sont les leurs », répond Sophie Boulay.

Pour la formation « Les communications au sein d’une municipalité », nous privilégions les petits groupes pour nous assurer que chacun puisse interagir et tirer le maximum de son expérience. 

Sophie Boulay détient un doctorat en communication de l’UQAM. Elle est spécialiste des questions de communication politique, d’information et de communication publique depuis plus de dix ans. Elle détient une formation initiale en relations publiques et une maîtrise sur les relations avec les médias. Enfin, sa thèse de doctorat est axée sur le rôle primordial de la communication et de l’information dans les démocraties, ce qui fait d’elle la formatrice tout indiquée pour guider les villes et municipalités dans leurs défis communicationnels.

 

Par Annie Desharnais, agente d’information, Service de la formation universitaire en région de l’UQAM

 

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