Copilot et service public : productivité, prudence et bonnes pratiques (NOV26)

Modalités

• Durée: 3h
• Horaire: 9h à 12h
• Mode de diffusion: en ligne (sur Zoom)
• Nombre de participants :  15 personnes maximum

L’intelligence artificielle s’invite dans les milieux de travail, y compris dans les organisations publiques et communautaires. Microsoft Copilot offre des possibilités réelles pour gagner du temps, améliorer la qualité des communications et alléger certaines tâches répétitives. Mais dans un contexte de service public, son utilisation soulève aussi des questions importantes : confidentialité des données, fiabilité de l’information, responsabilité professionnelle et équité envers les personnes desservies. Cette formation pratique permet aux participant·es de découvrir Copilot, de l’expérimenter dans des situations concrètes liées à leur milieu, et d’adopter des réflexes de prudence adaptés aux exigences du secteur public et communautaire.

Clientèle cible

Cette formation s’adresse aux employé·es et gestionnaires du secteur public, parapublic et des organismes à but non lucratif (OBNL) qui souhaitent intégrer l’outil Microsoft Copilot dans leur pratique professionnelle. Elle convient autant aux personnes peu familières avec les outils numériques qu’à celles qui cherchent à utiliser l’intelligence artificielle de façon éthique, sécuritaire et efficace dans un contexte de service aux citoyen·nes ou aux membres.

Objectifs

Au terme de cette formation, les participant·es seront en mesure de :

• Comprendre ce qu’est Microsoft Copilot et comment il fonctionne dans l’environnement Microsoft 365.
• Identifier les tâches professionnelles pour lesquelles Copilot peut représenter un gain de temps et de qualité.
• Formuler des requêtes claires et efficaces pour obtenir des résultats utiles et pertinents.
• Appliquer des pratiques responsables en matière de confidentialité, de vérification de l’information et d’utilisation éthique.
• Reconnaître les limites de l’outil et les situations où l’intervention humaine reste indispensable.
• Intégrer Copilot dans ses habitudes de travail tout en respectant les politiques organisationnelles en vigueur.

Principaux éléments de contenu 

• Introduction à Microsoft Copilot : qu’est-ce que c’est, comment ça fonctionne et où ça s’intègre dans Microsoft 365 (Word, Outlook, Teams, etc.).
• Tour d’horizon des usages concrets dans le secteur public et communautaire : rédaction de compte-rendu, résumé de réunion, ébauche de communications, réponse à des courriels courants.
• L’art de bien formuler une requête (le « prompt ») : techniques de base pour obtenir des réponses pertinentes et adaptées à son contexte.
• Confidentialité et protection des données : quelles informations ne jamais soumettre à Copilot, comprendre les risques liés aux données sensibles et aux renseignements personnels.
• Fiabilité de l’information générée par l’IA : comment vérifier, corriger et valider les contenus produits avant de les utiliser ou de les diffuser.
• Éthique et responsabilité professionnelle : utilisation équitable, transparence envers les collègues et les personnes desservies, risques de biais dans les contenus générés.
• Politique organisationnelle et cadre légal : survol des balises existantes au Québec et bonnes pratiques recommandées pour les organisations publiques et les OBNL.
• Intégration progressive dans le quotidien : conseils pour adopter l’outil à son rythme, sans déstabiliser ses pratiques ou celles de son équipe.

Approche pédagogique

La formation s’appuie sur l’approche EDP (Explications – Démonstrations – Pratique) avec une répartition approximative de 10 % de théorie, 60 % de démonstrations et 30 % de pratique guidée.

• Explication : le formateur présente les concepts fondamentaux liés à Microsoft Copilot : son fonctionnement, son intégration dans la suite Microsoft 365 et les enjeux spécifiques au secteur public. Les notions de confidentialité, de fiabilité et d’éthique sont expliquées avec un langage clair et des exemples issus du milieu communautaire, municipal ou parapublic, afin de rejoindre la réalité des participant·es.
• Démonstration : Des démonstrations en direct illustrent l’utilisation concrète de Copilot dans des scénarios typiques du secteur public : rédiger un courriel de suivi auprès d’un partenaire, résumer les points d’une réunion Teams, préparer une ébauche de note de service ou répondre à une demande citoyenne fréquente. Le formateur montre également comment détecter une réponse inadéquate ou risquée et comment la corriger.
• Pratique : Les participant·es expérimentent Copilot en direct à partir de mises en situation adaptées à leur milieu de travail. Ils et elles s’exercent à formuler des requêtes, à évaluer la qualité des résultats obtenus et à appliquer les réflexes de prudence présentés. Des exercices progressifs permettent de passer d’un usage simple (reformuler un texte) à un usage plus élaboré (préparer une communication institutionnelle), toujours en tenant compte des contraintes propres au secteur public.
• Échanges : Des moments d’échange sont intégrés tout au long de la formation pour que les participant·es puissent partager leurs observations, poser leurs questions et discuter des situations ambiguës qu’ils et elles pourraient rencontrer dans leur propre organisation.

Exigences préalables

• Disposer d’un compte Microsoft 365 actif fourni par son employeur, avec accès à Copilot activé.
• Avoir une connaissance de base des outils Microsoft 365, notamment Outlook et Word.
• Être à l’aise pour naviguer dans un environnement de réunion virtuelle (Zoom).

Évaluation des apprentissages

Afin d’évaluer l’acquisition des compétences visées par les personnes apprenantes, le formateur recourra aux méthodes d’évaluation suivantes :

• Exercices pratiques
• Mises en situation
• Participation aux discussions

Besoins matériels

• Un ordinateur portable ou de bureau muni d’une connexion Internet stable.
• Un accès à Microsoft 365 avec la fonctionnalité Copilot activée.
• Un navigateur Web à jour (Microsoft Edge ou Google Chrome recommandé).
• Un casque d’écoute avec microphone (atout).

Logistique et déroulement

La formation se déroule entièrement en ligne via Zoom. Les participant·es reçoivent le lien de connexion à l’avance. Il est recommandé de se connecter dans un espace calme permettant une participation active. Les exercices pratiques se font directement dans l’environnement Microsoft 365 des participant·es ; il est donc important que l’accès à Copilot soit opérationnel avant le début de la séance. Le nombre de participant·es est limité à 15 afin de favoriser les échanges et l’accompagnement personnalisé pendant les exercices.

Biographie du formateur
Hamid Saffari

Diplômé en sciences de l’éducation à l’UQAM, Hamid Saffari est actuellement conseiller en technologies éducatives à l’Université du Québec en Outaouais. Il assure également des charges de cours à l’UQAM, l’UQO et l’université d’Ottawa. Particulièrement intéressé par l’exploration de nouvelles façons d’utiliser l’IA générative pour améliorer l’expérience d’apprentissage et la productivité au travail, il reste à l’affût des toutes dernières avancées dans le domaine. En tant que formateur, Hamid se distingue par son approche pédagogique centrée sur la personne apprenante. Il s’efforce de rendre les concepts d’IA accessibles à tous et à toutes, quel que soit leur niveau de compétence technique. Son but est que toutes les personnes participantes soient en mesure de comprendre et d’exploiter le potentiel de l’IA.